Project Admin

Job title: Project Admin

Department / Team: Project Team

Location: on-site (HCMC)

Employment type: fulltime

Reports to: Project Coordinator / Project Manager / BOD

Seniority: Executive

ABOUT FOREST STUDIO:

Forest Studio là công ty sáng tạo và sản xuất nội dung giải trí tại Việt Nam, chuyên phát triển các chương trình truyền hình, phim điện ảnh và dự án âm nhạc quy mô lớn.

Với định hướng xây dựng IP bền vững và hệ sinh thái nội dung đa nền tảng, Forest Studio tập trung vào sáng tạo, chiến lược thương mại và phát triển thương hiệu dài hạn.

ROLE OVERVIEW:

Project Admin chịu trách nhiệm hỗ trợ vận hành và kiểm soát hành chính – tài chính trong suốt vòng đời dự án tại Forest Studio.

Vị trí này đóng vai trò đảm bảo quy trình nội bộ được thực hiện đầy đủ và chính xác, bao gồm quản lý hồ sơ, hợp đồng, thanh toán, đối soát chi phí và theo dõi tiến độ hành chính của dự án. Project Admin là cầu nối giữa Project Team và các bộ phận như Kế toán, Pháp lý, Account và các đối tác bên ngoài nhằm đảm bảo dự án vận hành trơn tru và đúng quy trình.

Job Description

KEY RESPONSIBILITIES:

1. Hỗ trợ vận hành dự án

  • Theo dõi timeline dự án và nhắc nhở các mốc hành chính quan trọng.
  • Quản lý và lưu trữ hồ sơ dự án: hợp đồng, phụ lục, biên bản nghiệm thu, báo giá, PO…
  • Chuẩn bị các biểu mẫu nội bộ phục vụ triển khai dự án.

2. Kiểm soát chi phí & Thanh toán

  • Tổng hợp chi phí theo từng dự án, cập nhật file budget tracking.
  • Theo dõi tạm ứng, hoàn ứng, đề nghị thanh toán và đối soát với kế toán.
  • Hỗ trợ kiểm tra chứng từ, hóa đơn đảm bảo đúng quy trình tài chính – kế toán.

3. Hợp đồng & Pháp lý cơ bản

  • Phối hợp với Legal và Account để chuẩn bị hợp đồng với đối tác, nhà cung cấp, nhân sự thời vụ v.v…
  • Theo dõi tiến độ ký kết và lưu trữ bản cứng/bản mềm.

4. Điều phối nội bộ

  • Hỗ trợ Project Coordinator trong việc chuẩn bị họp, ghi biên bản họp, tổng hợp thông tin, báo cáo nội bộ và các công việc khác theo yêu cầu của Project Coordinator/PM/BOD.
  • Phối hợp các phòng ban (Production, Marcom, Digital, Finance…) để đảm bảo thông tin xuyên suốt.
  • Hỗ trợ xử lý các phát sinh hành chính trong quá trình sản xuất hoặc tổ chức sự kiện.

Yêu cầu:

  • 1-3 năm kinh nghiệm ở vị trí Project Admin, Admin Executive hoặc tương đương (ưu tiên ngành truyền thông, sản xuất, sự kiện).
  • Kỹ năng tổ chức, quản lý hồ sơ và theo dõi chi tiết tốt.
  • Thành thạo Excel và các công cụ quản lý dữ liệu.
  • Cẩn thận, trách nhiệm cao và có khả năng làm việc với nhiều dự án cùng lúc.
  • Kỹ năng giao tiếp tốt và phối hợp liên phòng ban.
  • Tiếng Anh cơ bản là lợi thế.

Phúc lợi:

  • Mức lương cạnh tranh, tương xứng với năng lực và kinh nghiệm.
  • Lương tháng 13.
  • Tham gia đầy đủ các chế độ bảo hiểm theo quy định của pháp luật.
  • 12 ngày nghỉ phép năm.
  • Ngày nghỉ & thưởng sinh nhật.
  • Du lịch/team building hằng năm.
  • Cơ hội làm việc trong môi trường giải trí năng động, tham gia các dự án quy mô lớn và hợp tác khu vực.

Cách thức nộp hồ sơ:

  • Hãy gửi email cho chúng tôi tại people@forest-studio.vn.
  • Vui lòng ghi rõ tên vị trí ứng tuyển ở tiêu đề email (để chúng tôi dễ dàng phân loại hồ sơ). Đính kèm hoặc gửi kèm các đường link thể hiện rõ nhất những dự án, sản phẩm hoặc kinh nghiệm liên quan mà bạn đã thực hiện