Purchasing Executive

Job title: Purchasing Executive

Department / Team: Purchasing Team

Location: on-site (HCMC)

Employment type: fulltime

Reports to: Relevant Team Leader / Chief Accountant / BOD

ABOUT FOREST STUDIO:

Forest Studio là công ty sáng tạo và sản xuất nội dung giải trí tại Việt Nam, chuyên phát triển các chương trình truyền hình, phim điện ảnh và dự án âm nhạc quy mô lớn.

Với định hướng xây dựng IP bền vững và hệ sinh thái nội dung đa nền tảng, Forest Studio tập trung vào sáng tạo, chiến lược thương mại và phát triển thương hiệu dài hạn.

ROLE OVERVIEW:

Purchasing Executive chịu trách nhiệm thực hiện và kiểm soát toàn bộ hoạt động mua sắm hàng hóa và dịch vụ cho Forest Studio, bao gồm: sản xuất nội dung, sự kiện, merchandise, marketing materials và vận hành văn phòng.

Vị trí này đảm bảo quy trình mua hàng minh bạch, tối ưu chi phí, đúng tiến độ và tuân thủ quy định nội bộ, góp phần đảm bảo các dự án và hoạt động của công ty được triển khai hiệu quả.

Job Description

KEY RESPONSIBILITIES:

1. Procurement Operations:

  • Tiếp nhận yêu cầu mua hàng từ các phòng ban (Production, Product, Marcom, HR & Admin v.v…).
  • Tìm kiếm và so sánh báo giá từ nhà cung cấp.
  • Lập và quản lý Purchase Order (PO) theo quy trình nội bộ.
  • Theo dõi tiến độ giao hàng và nghiệm thu.

2. Supplier Management:

  • Xây dựng và duy trì danh sách nhà cung cấp chiến lược (in ấn, sản xuất, thiết bị, dịch vụ sự kiện, văn phòng v.v…).
  • Đánh giá nhà cung cấp theo tiêu chí: giá, chất lượng, thời gian, độ tin cậy.
  • Thương lượng giá và điều khoản thanh toán.

3. Cost Control & Budget Monitoring:

  • Kiểm soát chi phí theo từng dự án và từng bộ phận.
  • Đảm bảo mua sắm trong phạm vi ngân sách được duyệt.
  • Đề xuất giải pháp tối ưu chi phí nhưng vẫn đảm bảo chất lượng.

4. Documentation & Compliance:

  • Chuẩn bị hợp đồng mua bán, PO, hồ sơ thanh toán.
  • Phối hợp với Kế toán để đối soát và thanh toán đúng hạn.
  • Lưu trữ hồ sơ mua hàng theo quy định.
  • Đảm bảo tuân thủ quy trình kiểm soát nội bộ.

5. Cross-Department Coordination:

  • Làm việc chặt chẽ với Production trong giai đoạn chuẩn bị ghi hình/sự kiện.
  • Phối hợp với Product team khi triển khai sản xuất ấn phẩm/vật phẩm.
  • Hỗ trợ các phòng ban trong các tình huống phát sinh cần mua gấp.

REQUIREMENTS:

  • 2-4 năm kinh nghiệm ở vị trí Purchasing/Procurement.
  • Ưu tiên ứng viên từng làm việc trong môi trường sản xuất, truyền thông, sự kiện hoặc retail.
  • Kỹ năng đàm phán và thương lượng tốt.
  • Tư duy kiểm soát chi phí và quản lý ngân sách.
  • Cẩn thận, có hệ thống và quản lý được nhiều đầu việc song song.
  • Khả năng làm việc dưới áp lực deadline cao.
  • Thành thạo Excel và kỹ năng lập báo cáo.
  • Hiểu quy trình PO – hợp đồng – thanh toán.
  • Tiếng Anh là lợi thế.

BENEFITS:

  • Mức lương cạnh tranh, tương xứng với năng lực và kinh nghiệm.
  • Lương tháng 13.
  • Tham gia đầy đủ các chế độ bảo hiểm theo quy định của pháp luật.
  • 12 ngày nghỉ phép năm.
  • Ngày nghỉ & thưởng sinh nhật.
  • Du lịch/team building hằng năm.
  • Cơ hội làm việc trong môi trường giải trí năng động, tham gia các dự án quy mô lớn và hợp tác khu vực.

Cách thức nộp hồ sơ:

  • Hãy gửi email cho chúng tôi tại people@forest-studio.vn.
  • Vui lòng ghi rõ tên vị trí ứng tuyển ở tiêu đề email (để chúng tôi dễ dàng phân loại hồ sơ). Đính kèm hoặc gửi kèm các đường link thể hiện rõ nhất những dự án, sản phẩm hoặc kinh nghiệm liên quan mà bạn đã thực hiện